فرآيند تهيه و استخراج حوزه ها و شاخصهاي كليدي عملكرد (KPA&KPI) تمامي مشاغل و سمتهاي سازماني ،ابزاري كارا و در دست تمامي سرپرستان براي تعيين دقيق انتظارات و ارزيابي عملكرد نيروي انساني است ، يكي از مراحل سه گانه ي تدوين برنامه ريزي استراتژيك سازمان نيز هست .
براي روشن تر شدن موضوع نگاهي مي اندازيم به مفهوم فاكتورهاي حياتي موفقيت وحوزه ها و شاخصهاي كليدي عملكرد دو مفهومي كه براي اولين بار در مجله “هاروارد بيزينس ريويو” و براي تعريف و اندازه گيري ميزان دستيابي به اهداف وفعاليتهاي شركت مطرح گرديد .
حوزه کلیدی عملکرد(key-performance-area)
حوزه كليدي عملكرد، اساسی ترین وظيفه عملکردی یک شغل مي باشد. در حقيقت حوزه هاي كليدي عملكرد هر شغل فلسفه وجودي آن شغل هستند.
شاخص کلیدی عملکرد( key-performance-indicator)
برای انجام موفقیت آمیز حوزه های کلیدی عملکرد ،شاخص هایی کمی وجود دارند که تعریف و اندازه دقیق آن باید مورد توافق شاغل و سرپرست مستقیم او قرار گیرد و پس از آن بر اساس دستیابی شاغل به میزان مورد انتظار در هر شاخص مورد ارزیابی قرار گیرد.
فاكتورهاي حياتي موفقيت (critical success factors)
فاكتورهاي حياتي موفقيت به فاكتورهاي مختلف تاثير گذاري اطلاق ميگردد كه درموفقيت شركت نقش اساسي داشته و گروههاي مختلفي از شاغلين در حوزه هاي كليدي عملكرد خود مي توانند كمك شاياني به تحقق آن نمايند . براي مثال اگر افزايش شاخص رضايت مشتريان را يكي از فاكتورهاي مورد نظر فرض كنيم ،چند حوزه كليدي عملكرد متعلق به مسئولين فني ايمني و عمليات و فروش بايستي به نحو مطلوب تحقق يابد تا نتيجه دلخواه از اين فاكتور لحاظ گردد .
با اين تفاسيرفاكتورهاي حياتي موفقيت ، بخشي از اهداف كلان استراتژيك سازمان را شامل ميشوند. فاكتورهايي كه براي برآورد و تخمين واقع بينانه ي آنها درنظر داشتن توانايي ها و داشته هاي سازمان و فرصتها و تهديدهاي بيروني ضروري است
همان طور كه در شكل فوق ملاحظه ميكنيد برآيند حوزه ها و شاخصهاي كليدي عملكرد نقاط ضعف و قوت و فرصتها و تهديدها ما را در تعيين اهداف كلان و فاكتورهاي حياتي موفقيت ياري مي كند .ولي پيش از هر چيز ، پرسش اصلي مطرح ميگردد كه فاكتورهاي حياتي موفقيت چه فرقي با اهداف كلان استراتژيك دارند ودر چه سطوح و ابعادي تعريف ميگردند؟
پاسخ قسمت اول پرسش در اين است كه اهداف وفاكتورهاي حياتي موفقيت هردو براي رسيدن سازمان به ماموريت (mission) خويش لازم اند. به اين مثال ساده دقت فرمائيد :ممكن است سازماني كسب x ريال درآمد مالي را به عنوان هدف مالي سال آتي خويش تعريف نمايد كه دراين صورت پياده سازي برنامه هاي كاهش هزينه و بهبود فرآيندها از يكسو و برنامه هاي توسعه بازار از سوي ديگر مي تواند از فاكتورهاي حياتي موفقيت براي رسيدن به اين هدف محسوب شود .
پاسخ پرسش دوم در مدل كارت امتيازي متوازن ( BSC ) نهفته است ،مدلي كه 4 دسته هدف يا بعد را براي يافتن فاكتورهاي حياتي موفقيت پيشنهاد مي كند :
همچنان كه از ابتداي مقاله و از تعريف شاخصهاي كليدي عملكردي شروع كرديم ودر نهايت به ابعاد حياتي براي دستيابي به چشم انداز و ماموريت سازمان و تدوين برنامه ي استراتژيك رسيديم ، هر كدام از ما بايد بتوانيم نقش خود را در اين ابعاد حياتي بيابيم . نقشي كه با تعريف درست حوزه ها و شاخصهاي كليدي عملكرد قابل رديابي است و نشان ميدهد كه اهداف سازمان چگونه با عملكرد كاركنانش در ارتباط است .
